Os auditores precisam verificar se mantemos e retemos a informação documentada necessária para os processos.

Documentos dos processos

Os auditores irão procurar evidências de que a documentação disponível para cada processo é suficiente para apoiar sua operação. Ou seja, independente se temos muitos ou poucos documentos que apoiam nossos processos, eles precisam ser suficientes para que nossos processos sejam executados corretamente.

Os documentos são suficientes?

Os auditores irão verificar se as pessoas envolvidas nos processos sabem o que deve ser feito. Cada pessoa precisa saber o que fazer e como fazer, sem que a ausência ou o excesso de documentos prejudique a execução das suas atividades.

Por exemplo, um procedimento pode não estar documentado e ser realizado da forma correta, indicando que a ausência de informação documentada não está prejudicando sua execução. Mas outro procedimento pode não estar documentado e ser realizado de forma incorreta, indicando que a falta de documentação pode estar prejudicando a execução da atividade.

Os registros são suficientes?

Os auditores também irão verificar se os registros necessários para comprovar características essenciais dos processos estão sendo realizados. Ou seja, eles irão verificar se os registros que determinamos como necessários estão sendo realizados corretamente e se deixamos de determinar como necessário o registro de alguma característica que precisamos garantir.

Imagine que criamos boi para vender, para isso existe uma série de regras que precisamos seguir, por exemplo, vacinar o rebanho. Registrar as informações referentes as vacinações realizadas é essencial para dar confiança ao processo. Pois se formos questionados, teremos condições de provar que realizamos esse procedimento corretamente.

Verdadeiro ou falso?

"Todas as informações referentes aos processos precisam estar documentadas."