A ISO 9001 exige que a nossa organização crie e atualize a informação documentada do SGQ de forma apropriada.

Identificação da Informação Documentada

A identificação adequada da informação documentada facilita sua utilização, aumentando a segurança no uso da informação documentada correta. Por exemplo, se estivermos procurando uma instrução sobre como realizar o cadastro de novos clientes, é mais fácil encontrar uma instrução de trabalho com o nome 'IT Como cadastrar novos clientes' do que com o nome 'Arquivo 33'. A identificação pode incluir título, data, autor, código, entre outras informações.

Formato e meio da Informação Documentada

A princípio, a informação documentada pode ser feita em diferentes formatos e meios, mas alguns deles podem não ser adequados para o seu propósito. Por exemplo, em uma multinacional, pode ser necessário fazer relatórios em inglês, utilizar o português pode ser inadequado. Disponibilizar exclusivamente pela internet o acesso a uma informação documentada, que precisa ser utilizada em locais que não possuem acesso à internet, também é inadequado. O formato inclui informações como linguagem e versão de softwares, e o meio pode ser papel, eletrônico, entre outros.

Aprovação da Informação Documentada

Quando uma informação documentada é criada ou atualizada, devemos analisar a adequação e a suficiência do seu conteúdo antes de aprová-la. Por exemplo, é muito mais fácil identificar erros ou oportunidades de melhoria em textos escritos por outras pessoas, do que em textos escritos por nós mesmos.

Verdadeiro ou Falso?

"A revisão e a aprovação de uma informação documentada não pode ser feita pela pessoa que a elaborou."