Continuamos no nosso estudo de caso, referente a uma escola.

Abaixo vemos a informação documentada disponível para alguns processos da nossa escola.

Informação Documentada dos Processos

Processo	Documentos	Registros
Ensino e Aprendizagem	- Não há.	- Frequência dos alunos e   - Avaliação dos alunos.
Seleção de novos alunos	- Instrução de Trabalho 021.	- Resultado das provas e   - Dados dos candidatos.
Matrícula e Rematrícula	- Instrução de Trabalho 035.	- Pagamentos realizados e   - Dados dos alunos.

Eficácia da informação documentada

Documentar as regras dos nossos processos pode ser uma ferramenta importante para instruir nossos colaboradores, padronizar nossas atividades e garantir que os procedimentos serão executados conforme planejado. Mas não basta criar a documentação uma vez e pronto, ela precisar ser controlada e atualizada pela nossa organização.

Nossos documentos precisam ser úteis, precisam esclarecer dúvidas e não gerar mais dúvidas. Por exemplo, se uma pessoa depois de ler as orientações de uma atividade ainda apresentar muitas dúvidas, verifique se as respostas dessas dúvidas estão no documento e se estão claras, se não estiverem, melhore essa instrução.

Atualizar Informação Documentada

Quando os processos sofrerem alterações, a documentação pertinente precisa ser atualizada. Se isso não for feito, ao invés de instruir corretamente os colaboradores, ela poderá induzí-los a cometerem erros. Quando um documento for alterado, é fundamental que os envolvidos sejam avisados sobre a existência da mudança e sejam orientados a ler a documentação atualizada.

Portal ISO e Atualização de Documentos

No Portal ISO podemos dizer quem são as pessoas que precisam ser notificadas quando um documento ou um grupo de documentos for alterado. O Portal ISO notifica essas pessoas de forma automática sempre que o documento tiver alguma alteração, garantindo que elas estarão cientes das novas versões dos documentos que surgirem. Clique aqui para conhecer um pouco mais sobre o software de gestão da qualidade Portal ISO.

Verdadeiro ou falso?

"Repetidas falhas na execução de um processo pode indicar a necessidade de melhorar a informação documentada pertinente."