Para atender à ISO 9001, a Alta Direção da nossa organização precisa garantir que as responsabilidades e autoridades para papéis pertinentes são atribuídas, comunicadas e entendidas na nossa organização.

Responsabilidades e Autoridades

A Alta Direção não precisa determinar todas as responsabilidades e autoridades do SGQ, mas precisa garantir que elas serão determinadas por alguém. Normalmente, a Alta Direção atribui as principais responsabilidades da organização, as responsabilidades dos colaboradores que se reportam diretamente à Alta Direção, como líderes, gerentes, etc.

Por exemplo, o responsável geral por cada um dos nossos processos pode ser definido diretamente pela Alta Direção. Já as responsabilidades dentro de cada um dos processos, não precisa ser atribuída pela Alta Direção, pode ser atribuída pelo responsável geral de cada processo.

Princípios da Gestão da Qualidade

A ISO 9001 é baseada em sete princípios da gestão da qualidade, que estão listados na sua introdução, um deles é a Abordagem de Processos. Resultados são alcançados de forma mais eficaz e eficiente quando atividades são compreendidas e gerenciadas como processos, incluindo a gestão de responsabilidades e autoridades.

Por que devemos atribuir responsabilidades e autoridades?

Tem um ditado que diz que "cachorro que tem dois donos morre de fome". Ou seja, se a responsabilidade de alimentar o cachorro não está claramente definida, nenhum dos dois donos é obrigado a realizá-la, um deixa para o outro e ninguém faz. Precisamos atribuir responsabilidades e autoridades, para que cada um saiba quais são as suas obrigações e para que possamos cobrar a realização correta delas. Assim, se o cachorro morrer será mais fácil identificar o responsável.

Trabalho em equipe

A Alta Direção não conseguirá fazer ou controlar tudo sozinha, só se for uma organização com um único colaborador. Para que o SGQ funcione adequadamente precisamos trabalhar em equipe, distribuindo responsabilidades e autoridades. Assim, o controle de cada processo poderá ser feito de perto pelo seu responsável e a Alta Direção poderá executar melhor o seu papel de gestão e liderança.

Por exemplo, o responsável pelo processo de logística, provavelmente é uma das pessoas dentro da nossa organização que conhece melhor o funcionamento desse processo. Se o desempenho do processo não estiver satisfatório ou se houver oportunidades de melhoria, será mais fácil para ele identificar o problema e a solução, do que a Alta Direção.

Relatar o desempenho do SGQ

A Alta Direção não conseguirá fazer ou controlar tudo sozinha, mas deverá acompanhar o desempenho do sistema de gestão da qualidade e as oportunidades de melhoria. Esse acompanhamento pode ser feito através de relatórios e reuniões periódicas.

Por exemplo, o responsável por cada processo pode enviar um relatório mensal de desempenho do processo para Alta Direção. E podemos realizar uma reunião trimestral da Alta Direção com os responsáveis pelos processos, para analisar o desempenho e as oportunidades de melhoria do SGQ.

Portal ISO e Responsabilidades

O Portal ISO registra as responsabilidades distribuídas no SGQ. Cada colaborador sempre pode consultar suas responsabilidades e os líderes podem consultar as responsabilidades dos seus liderados. O Portal ISO também notifica os colaboradores sobre novas responsabilidades e notifica os líderes sobre responsabilidades atrasadas, que deveriam ter sido realizadas, mas não foram. Clique aqui para conhecer um pouco mais sobre o software de gestão da qualidade Portal ISO.

Verdadeiro ou Falso?

"A Alta Direção deve atribuir todas as responsabilidades e autoridades pertinentes do SGQ."