Para atender à ISO, o nosso sistema de gestão da qualidade precisa incluir a informação documentada exigida pela Norma e a informação documentada determinada pela nossa organização como necessária.

Informação Documentada exigida pela ISO 9001

Precisamos manter e controlar a informação documentada exigida pela ISO 9001. Por exemplo, a versão atual da Norma exige que apenas três informações documentadas sejam mantidas obrigatoriamente, a Política da Qualidade, os Objetivos da Qualidade e o Escopo do SGQ. Ela exige também que algumas informações documentadas sejam retidas, por exemplo, para ter confiança de que os processos sejam realizados conforme planejado e como evidência da competência dos colaboradores. Durante toda a implementação da ISO 9001, precisamos estar atentos para identificar e atender à informação documentada exigida pela Norma.

Informação Documentada exigida pela organização

Quando uma informação documentada é determinada pela nossa organização como necessária para eficácia do SGQ, ela também passa a ser obrigatória. Por exemplo, a ISO 9001 não exige que seja registrado o CPF de nossos clientes, mas esse pode ser um procedimento interno obrigatório da nossa organização. Então, devemos manter e controlar esses registros obrigatoriamente.

Extensão da Informação Documentada

A quantidade de informação documentada necessária para cada organização pode variar de acordo com:

- O porte da organização: a tendência é quanto maior a organização, maior a necessidade de informação documentada.
- A complexidade dos processos e dos produtos/serviços: normalmente, quanto mais complexo for os processos, maior a necessidade de informação documentada.
- Os requisitos regulamentares aplicáveis: a informação documentada exigida pelos requisitos regulamentares aplicáveis deve ser obrigatoriamente atendida.
- A competência das pessoas envolvidas: normalmente, quanto maior o hábito dos colaboradores em trabalhar com informação documentada, maior a sua utilização.

Portal ISO e Documentos

Todos os documentos do SGQ podem ser criados diretamente no Portal ISO, mas também podem ser trazidos de outros formatos. Dentro do Portal ISO diversos controles necessários à informação documentada são realizados automaticamente, facilitando muito a Gestão de Documentos. Clique aqui para conhecer um pouco mais sobre o software de gestão da qualidade Portal ISO.

Verdadeiro ou Falso?

"A nossa organização pode determinar quais documentos e registros do SGQ irá manter e controlar."