Para atender à ISO 9001, a nossa organização precisa manter e reter a informação documentada necessária para os processos.

Como realizar os processos?

Precisamos analisar como as pessoas envolvidas nos processos terão acesso às informações necessárias para executar suas atividades. Essas informações podem ser transmitidas de diversas formas, por exemplo, através de documentos, treinamentos, reuniões, etc. A nossa organização definirá como as informações dos processos serão transmitidas aos envolvidos, isso pode variar de acordo com a complexidade da informação, com o tamanho da equipe, com a cultura da organização, etc.

Por exemplo, para atividades mais complexas podemos preferir documentar as orientações. Mas para atividades mais simples podemos optar por documentar as instruções para aumentar a padronização da atividade. Além disso, a cultura da organização também pode influenciar nessa escolha. Por exemplo, se os colaboradores da organização estão habituados a receberem orientações de forma escrita, então, as informações necessárias para executar suas atividades podem ser transmitidas, preferencialmente, através de documentos. Mas se não estão habituados, então, podemos utilizar, preferencialmente, treinamentos.

Resultados dos processos

Também precisamos determinar quais resultados dos processos devemos arquivar para comprovar que eles foram executados corretamente. Não precisamos registrar tudo, precisamos registrar aquilo que queremos garantir. Mas depois que determinamos que o registro de algum resultado deve ser feito, realizar esse registro passa a ser obrigatório. São esses registros que irão trazer confiança de que os nossos processos estão sendo executados corretamente.

Por exemplo, algumas organizações precisam comprovar que a madeira utilizada por eles não provem de desmatamento, mas outras organizações não precisam. As organizações, que precisam garantir a origem da madeira que utilizam, devem obrigatoriamente registrar essa informação.

Informação Documentada

Toda a informação da nossa organização que estiver documentada, tanto registros, quanto documentos, depois de criada deve ser disponibilizada, controlada, atualizada, protegida, entre outros. No item 7.5 desse curso iremos tratar especificamente da informação documentada do nosso SGQ. Nesse item veremos as exigências da ISO 9001 em relação à gestão de documentos.

Portal ISO e Informação Documentada

O Portal ISO tem um módulo específico para gerenciamento da informação documentada, nele podemos criar documentos e registros. A gestão de documentos no Portal ISO é muito mais simples, pois muitas informações são controladas de forma automática, como a lista mestra do SGQ, as versões canceladas e a versão vigente de cada documento, o elaborador e o aprovador do documento e muito mais. Clique aqui para conhecer um pouco mais sobre o software de gestão da qualidade Portal ISO.

Verdadeiro ou falso?

"A melhor forma de transmitir orientações sobre uma atividade é utilizando documentos."