Para atender à ISO 9001 precisamos controlar a informação documentada do sistema de gestão da qualidade.

Controlando o acesso à Informação Documentada

Uma forma de distribuir e de proteger a informação documentada é controlando o seu acesso. Por exemplo, podemos determinar que cada colaborador só terá acesso à informação documentada do seu departamento, isso pode ser feito de forma bem simples no Portal ISO ou pelo suporte de TI nos computadores da organização.

Além disso, também devemos controlar as cópias impressas da nossa informação documentada, para garantir que elas serão atualizadas quando o arquivo original for alterado. Por exemplo, podemos registrar o local e o responsável por cada cópia dos documentos do nosso SGQ, assim, elas poderão ser rastreadas e substituídas quando necessário.

Controlando o armazenamento da Informação Documentada

Dependendo do meio onde a nossa informação documentada está, ela precisará de alguns cuidados especiais de armazenamento. Por exemplo, se a informação documentada estiver no formato digital, é importante que sejam feitos backpus periódicos. E se a informação documentada estiver no papel, é importante que ela seja armazenada em um local adequado, por exemplo, livre de umidade, mofo, traça, entre outros.

Controlando alterações da Informação Documentada

As alterações realizadas na informação documentada precisam ser controladas para que as versões antigas do documento não sejam confundidas com a versão atual. Por exemplo, podemos identificar o documento com o número da versão atual, a data de aprovação e o responsável pela aprovação. Dessa forma, será mais fácil distinguir versões diferentes.

Além disso, podemos manter uma lista atualizada com os documentos do nosso SGQ e o número da versão vigente de cada um deles. Dessa forma, qualquer colaborador poderá confirmar se está utilizando a versão atual do documento ou uma versão desatualizada. Até a versão 2008 da ISO 9001, a criação dessa lista era obrigatória, chamada de Lista Mestra. Atualmente, ela não é mais obrigatória, mas é uma boa prática mantê-la.

Portal ISO e o controle de acesso

No Portal ISO temos o controle total dos acessos dos colaboradores à nossa informação documentada. Podemos restringir o acesso a determinados conteúdos, temos as estatísticas completas de quem acessou cada conteúdo e muito mais. Clique aqui para conhecer um pouco mais sobre o software de gestão da qualidade Portal ISO.

Verdadeiro ou Falso?

"Toda a informação documentada do nosso SGQ deve ser elaborada pela nossa organização."